Yhdistyksen säännöt
1§ Nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on SITE Chapter Finland ry ja sen kotipaikka on Helsinki.
2§ Tarkoitus ja toiminta
Yhdistyksen tarkoituksena on kannustematkailun ja muiden yritysten kannuste- ja motivointiohjelmien tunnetuksi tekeminen sekä jäsenten ammatillisen pätevyyden ylläpitäminen ja kehittäminen. Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää koulutusta ja esitelmätilaisuuksia sekä tutustumiskäyntejä jäsenilleen ja sidosryhmille, kehittää kannustematkailun ja muun yritysten kannuste- ja motivointiohjelmien liittyvien tuotteiden ja palvelujen laatua ja ylläpitää niiden korkeaa tasoa, tiedottaa toimenpiteistä, jotka edistävät kannustematkailua Suomeen ja Suomesta,harjoittaa kannustematkailua ja muuta yritysten kannuste- ja motivointiohjelmia koskevaa julkaisutoimintaa. Yhdistyksen tarkoituksena ei ole voiton tai muun välittömän hyödyn hankkiminen yhdistykselle tai siihen osallisille.
3§ Jäsenyysehdot
Yhdistyksen jäseniä ovat The Society of Incentive & Travel Executives’iin (jatkossa käytetään nimeä SITE) jäseneksi hyväksytyt ja jäsenmaksun suorittaneet henkilöt, joiden vakituinen asuinpaikka on Suomessa. Saavutetut jäsenoikeudet säilyvät.
4§ Jäsenmaksu
Yhdistys ei peri jäseniltään jäsenmaksua.
5§ Jäsenen, joka eroaa SITE:sta, on erottava myös yhdistyksestä.
6§ Hallitus voi suositella jäsenen erottamista SITEstä, jos jäsen on jättänyt täyttämättä velvoitteet, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella vahingoittanut yhdistystä, tai ei enää täytä laissa tai yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.
7§ Mikäli hallitus suosittelee SITElle jäsenen erottamista, on tästä ilmoitettava kirjallisesti jäsenelle ja annettava tilaisuus vastineen esittämiseen.
8§ Yhdistyksen hallitus
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, joka valitaan syyskokouksessa. Hallitukseen kuuluu vähintään kuusi ja enintään yhdeksän jäsentä. Erovuorossa oleva jäsen voidaan valita uudestaan. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sekä keskuudestaan tai ulkopuolelta yhdistyksen sihteerin, rahastonhoitajan ja muut mahdolliset toimihenkilöt.
9§ Hallituksen jäsenten toimikausi on kaksi kalenterivuotta siten, että puolet tai lähinnä puolet heistä on vuosittain erovuorossa.
10§ Hallituksen jäsen voi erota tehtävästään, mikäli siitä kirjallisesti ilmoittaa hallitukselle. Tällöin voidaan valita seuraavassa yhdistyksen kokouksessa eronneen tilalle hänen loppukaudekseen uusi jäsen hallitukseen.
11§ Hallitus kokoontuu puheenjohtajansa tai tämän estyneenä ollessa varapuheenjohtajansa kutsusta. Hallitus on kutsuttava koolle, kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä puheenjohtajalta tai varapuheenjohtajalta vaatii.
12§ Hallituksen jäsenille ei makseta palkkiota.
13§ Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Hallituksen kokouksessa asiat päätetään yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä äänestyksessä tasan päätökseksi tulee se mielipide, johon puheenjohtaja on yhtynyt.
14§Toimikunnat
Hallitus voi keskuudestaan tai muista yhdistyksen jäsenistä asettaa avukseen toimikuntia erityisten tehtävien hoitamista varten.
15§ Yhdistyksen kokoukset
Yhdistyksen kevätkokous pidetään hallituksen määräämänä päivänä kunkin vuoden toukokuun loppuun mennessä.
Yhdistyksen syyskokous pidetään hallituksen määräämänä päivänä kunkin vuoden joulukuun loppuun mennessä.
Yhdistyksen ylimääräinen kokous voidaan kutsua koolle yhdistyslain mukaisesti ja ilmoittamalla kutsussa mitä asiaa varten ylimääräinen kokous on koolle kutsuttu.
Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella yhdistyksen jäsenellä yksi ääni. Kokouksen päätökset tehdään äänten enemmistöllä. Äänten mennessä äänestyksessä tasan tulee kokouksen päätökseksi se mielipide, johon kokouksen puheenjohtaja on yhtynyt. Jos äänet menevät vaalissa tasan, ratkaisee päätöksen arpa.
16§ Yhdistyksen kokouksen koollekutsuminen
Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokous koolle vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta jäsenille lähetetyillä kirjallisilla kutsuilla tai sähköisillä viestimillä, jos osoite on ilmoitettu.
17 § Yhdistyksen kokouksissa käsiteltävät asiat
Kevätkokouksessa on esitettävä:
1. yhdistyksen tuloslaskelma ja tase sekä toimintakertomus edelliseltä tilivuodelta,
2. tilintarkastajien lausunto tilinpäätöksestä,
3. hallituksen ehdotukset toimenpiteistä tilin-päätöksen johdosta; sekä päätettävä
4. tilinpäätöksen vahvistamisesta ja toiminta-kertomuksen hyväksymisestä,
5. vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille,
6. toimenpiteistä, joihin tilinpäätös antaa muutoin mahdollisesti aihetta,
7. tilintarkastuksen palkkioperusteista sekä tilintarkastajan ja varatilintarkastajan valinnasta,
8. muista kokouskutsussa mainituista asioista.
Syyskokouksessa on päätettävä:
1. toimintasuunnitelman ja talousarvion vahvistamisesta seuraavalle toimintavuodelle,
2. hallituksen jäsenmäärään vahvistamisesta
3. hallituksen jäsenten valinnasta erovuoroisten tilalle
4. muista kokouskutsussa mainituista asioista.
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kokouksessa käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan hallituksen valmistelun jälkeen mainita jäsenille lähetettävässä kokouskutsussa.
18 § Tilikausi ja tilintarkastus
Tilikausi on kalenterivuosi.
Tilinpäätösasiakirjat sekä hallituksen laatima vuosikertomus yhdistyksen toiminnasta on annettava tilintarkastajalle viimeistään neljä viikkoa ennen kevätkokousta.
Tilintarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta.
19 § Tilintarkastaja
Yhdistyksellä on kevätkokouksen valitsema tilintarkastaja ja varatilintarkastaja.
20§ Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä kahdessa peräkkäisessä, vähintään kahden viikon välein pidettävässä, kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kummankin kokouksen kokouskutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltäväksi asiaksi sääntöjen muuttaminen tai yhdistyksen purkaminen.
Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat sen toiminnan tarkoitusta edistävään tarkoitukseen purkamispäätöksen tehneen jälkimmäisen kokouksen määräämällä tavalla.

21§ Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja yksin tai hallituksen varapuheenjohtaja yhdessä muun hallituksen jäsenen tai rahastonhoitajan kanssa, tai rahastonhoitaja yhdessä hallituksen muun jäsenen kanssa.